管理条例

中国意大利商会-关于工作组新管理条例

1) 中国意大利商会工作组和地区小组的成立需要向秘书长正式提出申请并获得董事会的批准,申请内容应包括:成立工作组的动机、宗旨、目标、行业领域、大致行动计划、以及参加企业名单。

2) 一个工作组的成立应该有足够数量(5)的会员企业提出建议,这些会员企业应该来自同行业或配套行业,并全国范围有效。在不符合同业条件时,足够数量的会员(5)也可以通过纯粹的地理区域归属建立地区工作组。 董事会可以授权由少数会员成立临时工作组/地区小组,同时要求在3个月内其成员数量达到最低标准(5)。地区小组向所有非同业会员开放,旨在解决地区问题。无论是工作组还是地区小组都是矩阵组合,成员间没有等级关系,他们可以自由参与相关工作组的活动。

3) 每个工作组任命一个协调员,并以地区为单位任命一个或多个副协调员。协调员和副协调员都应该是商会支持会员企业的代表。协调员和副协调员的职务每两年更新一次并要获得商会董事会的批准(任命新的协调员和副协调员后,工作组和地区小组要马上提请董事会批准)。协调员和所有副协调员需要以书面形式声明赞同此条例,并赞同中国意大利商会行为准则。协调员和副协调员以及他们代表的企业应该是常驻中国。 组内的会员企业只能担任一任协调员和/或副协调员工作。

4) 关于选举新任协调员和副协调员,应拟定召开工作组/地区小组组员大会,并提前至少30天通知组员推荐候选人。在投票过程中,每位参会成员可投两名候选人。地区小组的选举会,投票应该保密并在参会人员中进行,不能使用委托书。关于工作组选举,如组员不能赴会,需要在选举前24小时内邮件通知秘书长自己赞同的候选人姓名。

5) 工作组/地区小组成员至少每3个月要开一次碰头会(一年至少4次)。参加工作组/地区小组碰头会的企业必须是当年的有效商会会员。非会员企业的代表最多只能以了解情况为目的每年最多出席一次碰头会。

6) 工作组和地区小组的协调员自主安排活动,以年度为单位,工作组/地区小组协调员和副协调员制定大致方案,包括:目标、行动计划、并指出本行业(如果是地区小组则是本地区)亟待解决的重要问题,同时拟定一份简明阐述解决方案的文件(立场报告)。上述文件应提请董事会审批,并逐年更新,旨在追溯解决过程、并明确悬而未决的问题。

7) 工作组协调员(或副协调员)需将开会通知提前分别通知会长(或会长委托的一名董事)和秘书长,而地区小组会议则需通知该辖区的副会长和商会办公室经理。工作组/地区小组协调员和副协调员应制定会议议程、组织召开并主持会议,之后要编写和向组员发送会议记录。除此,协调员每月向董事会递交月报,如董事会认为必要,可以请协调员提供更多详细信息。

8) 在工作组和地区小组的活动中,中国意大利商会不承担任何财政和运营义务(辖区的办公室经理可以协助工作组/地区小组)。工作组/地区小组可以使用中国意大利商会办公场地开展活动,商会也可以委派内部人员协助工作组/地区小组工作;可与辖区商会办公室经理协调,在商会资源可使用限度内,给予必要的支持。

9) 工作组/地区小组,以及他的协调员和副协调员,未获事先批准不能正式代表中国意大利商会与第三方接触(未得到董事会批准,商会会标不得用于任何场合),也不得以任何形式限制中国意大利商会。

10) 关于研讨会和其他不限于工作组/地区小组成员参加的活动,与(国家和地方)中国政府部门代表联络接触,以及通过公共信息渠道进行出版等涉及组外形象的活动,工作组需事先与会长(或会长委托的一名董事)协商、地区小组需事先与辖区副会长(或副会长委派的一名董事)协商。对外公布的内容必须与中国意大利商会的使命和工作计划相一致。 特别是在接受采访或高媒体曝光率的活动中,建议限制董事会成员、工作组/地方小组协调员和副协调员参与,建议根据采访内容,指派合适的代表,并尽量安排董事会以外的会员企业代表参与。秘书长应定期接收中国政府的联络名单,用以建立并及时更新相关数据库,以满足商会工作需要。

11) 工作组/地方小组协调员和副协调员对中国经济体系、以及相关行业(相关地区)的经济状况应该有适当的了解。另外,他们要保证必须努力和坚持完成任务,否则,商会董事会有权对协调员和副协调员进行必要更换。

12) 商会董事会成员不能担任工作组/地方小组协调员或副协调员职务,但协调新成立的工作组/地方小组(第一个任期)头两年的工作除外。在工作组/地方小组成立后的头两年内,需要选举新的协调员。

13) 董事会成员、工作组/地方小组协调员和副协调员的活动应该符合集体利益,应该是推广和保护所有组员的经济活动,而不是个人或自己企业的利益。

14) 董事会成员、工作组/地方小组协调员和副协调员,在公共场合应该对商会的形象和声誉保持一贯的尊重态度。

15) 董事会成员、工作组/地方小组协调员和副协调员,在中止与商会会员企业工作关系的情况下,于5个工作日内,工作组应该通知会长和秘书长;地方小组应该通告辖区副会长和商会经理。 随着该通告的发出,他们的职务将终止、并同时启动接任选举。

16) 董事会和工作组成员如果有违反此条例和/或行为准则的表现,应该在5个工作日内向会长反应,如果是地方小组成员的违规行为则向辖区副会长反应。由董事会对其违规行为进行评估并作出最终纪律制裁。

17) 过渡纪律、本条例的推广和通过:

      a. 对于工作组/地方小组已经更换了的协调员和副协调员,应先按之前的管理条例予以确认,直至新任选举;

      b. 本条例将发送给工作组/地方小组的协调员,以获得其书面赞同;

      c. 本条例会邮件发送给所有会员,并在续会更新申请表或入会填写网站申请表时,浏览到工作组和地方小组列表,之后可选择志愿加入的小组;

      d. 本条例将在商会网站特定板块发布,并于发布之日起生效。

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