中国意大利商会工作组通则

前提
工作组旨在各个地区推动商会体系，并且在各自领域或区域内协调和宣传商业、企业组织。
 

概述

1. 向秘书长提出正式申请，经过商会董事会（以下简称为“董事会”）批准后，可设立中国意大利商会（以下简称为“商会”）的工作组。该请求应包含各个工作组的目标、行业领域、总体运营计划以及有意向加入该团队的企业名单。
2. 隶属于同一行业或者在上下游企业运营的至少10（十）位会员可提出设立工作组，且在国家范围内不得重复设立工作组。同样，隶属于不同行业但在同一地理区域内经营的至少20（二十）位会员可提出设立地区工作组。在申请会员不足的情况下，董事会可以临时授权设立工作组，但必须在设立工作组之后的3（三）个 月内达到最低会员数量要求。除了短时间的波动外，必须保持达到上述最低数量的门槛。地区工作组面向各个行业的全体会员开放，在本地区域内运营。所有工作组成员均地位平等，无等级之分，可以参与该团体的所有活动。
3. 工作组由一位协调员及一位或多位副协调员管理，协调员作为商会的普通会员或支持会员，为商会的全体会员提供免费服务。
4. 工作组的协调员、副协调员的活动必须为会员的利益着想，促进并保护其业务活动。工作组的协调员、副协调员不论在公共还是私人场合，都应该注重商会的形象和声誉。在任期结束后也应如此。最重要的是，协调员和副协调员不能利用其职务，为自己或其公司谋取私利，否则将面临革职的处罚。因此，严禁其以个人或其公司名义参与由商会发起并支付报酬的涉及其所属工作组的投标。
5. 每位会员都可以请求加入至多2（两）个工作组。会员只能加入企业注册地点或个人住所所在区域的工作组。在申请加入商会或续会时，相关表格还要包含有工作组的名单，询问会员其希望加入哪一个工作组。
    

工作组架构

6. 工作组的协调员、副协调员必须熟悉各自的领域和地理区域、中国经济体系。还要保证经常支持和参与工作组活动，完成委托的任务。
7. 一旦协调员或副协调员不在华开展业务，或者连续两次缺席工作组全体会议或缺席两次以上协调会议，则由协调员、副协调员组成的，负责工作组的商会代表可以向董事会提出撤换协调员或副协调员的请求，而董事会将会评估情况并做出决议。
8. 在重新选举之前，现任协调员负责向董事会提出所需的副协调员人数，将团队规模、地理分布以及团队管理中所需承担义务考虑其中。建议任命的副协调员尽量分布全国，而不是集中在一个区域内。董事会将对提名做出决议，并且召集开会时通报组建状况。
9. 作为协调员候选人一旦落选，可以和其他副协调员候选人一起竞选副协调员。在此情况下，落选的协调员候选人和副协调员候选人需一视同仁地对待。
10. 协调员可以请求董事会提前竞选工作组，需以书面理由解释并提前呈交给秘书长。董事会将评估提案，并且将其决定通报给提议的协调员。
11. 协调员和副协调员都有权配备商会名片，名片上可以添加所属工作组标志。名字下可加的头衔为“[工作组名称]工作组/协调员或副协调员”。图形和印刷排版必须由商会总部集中管理，并且由秘书长批准；名片打印可以分权管理，但是需要严格遵守商会总部设定的打印参数。在任期结束时，协调员或副协调员不得继续使用该名片，并且将剩余名片归还给秘书长。
12. 董事会有义务监督工作组活动。为此，在委任之初，会长可以提议并经过董事会批准，任命一位或多位董事作为特殊代理人支持、监督工作组的运营。
13. 商会董事不得被提名为工作组的协调员或副协调员，但新设工作组的前两年（首个任期）协调除外。并且必须在这两年内选出新的协调员。
14. 协调员和副协调员必须书面同意本《通则》以及中国意大利商会的《行为守则》。
     

选举和任命

15. 为了选举新的协调员和副协调员，务必至少提前30天通知将召开工作组会议，询问会员是否有意愿提交候选申请。
16. 竞选申请必须提交给秘书长，后者将核实选举资格，并且将其提供给董事会审批。候选人名单需要在选举之日前至少15天正式公布。
17. 在投票期间，每位参与者都可以选举一位协调员和一位副协调员。投票为匿名（不接受代理），可以通过电子方式进行。投票将采用一个由秘书长指定的平台，从而确保投票的保密性。
18. 凡是在选举前至少10天以上完成入会程序的工作组成员，都有投票权。
19. 选举每两年举行一次。
20. 同一人不能连续四年担任同一职务。
     

离任

21. 一旦工作组的协调员或副协调员终止了与当选商会会员企业的雇佣关系，则务必在终止后5个工作日内通知常务董事和秘书长。通报将导致任期结束。一旦没有在上述期限内完成通报，且董事会核实了职务变动，则将单方面撤销其职务，并且书面通知相关人士。
22. 一旦协调员或副协调员被选中担任商会职务，则自动被宣告撤销工作组的协调员/副协调员职务。
23. 一旦协调员由于某个原因提前离职，则需要立即组织一轮选举，重新任命替代人。在任副协调员有权竞选空缺岗位。
24. 在协调员空缺期间，由最年长的副协调员担任协调员。
25. 一旦工作组无法任命协调员，则董事会将决定临时任命一位董事会成员，或者解散工作组。
26. 一旦副协调员离任，则同选区内上一轮得票第二名的人选将替代离任的副协调员。一旦该选区内未经选举的候选人空缺，协调员有权组织新一轮选举，从而选举该选区的替换人选。
     

运营

27. 工作组会议必须每年至少举行四次。凡是参与会议的会员，都必须持有该年有效的会员卡。可以允许非会员参与，但只能作为业内专家，且对协会目标有益时才能与会。与会需要协调员的提前授权。
28. 工作组可以按照商会的原则和运作机制组织活动。每年，协调员和副协调员都必须准备一份总体运营计划，其中包含了目标和需采取的相关举措。还要明确其部门（则是地理区域）内的主要问题，准备一份文件（意见书）来总结这些问题以及可能的相关解决方案，并且通知董事会和秘书长。上述文档必须每年更新，从而记录所开展工作以及未来待落实的操作。
29. 协调员和副协调员必须规划并参与各自工作组的所有会议。还要将上述会议通知常务董事和秘书长，共享日程。所有会议都要记录在案。随后会议纪要需发送给常务董事、秘书长以及全体工作组或成员。此外，协调员务必向董事会发送工作组活动进展的季度报告。必要时，董事会可以要求协调员提供更多详情。
30. 在工作组工作期间，不能向商会索取任何运营或融资担保（商会地方经理将协助工作组）。工作组可以利用商会的办事处和/或场地来组织其活动。此外，商会将给每个工作组分配一位联络人，从而视资源情况支持其活动。凡是需要商会人员支持的活动，都必须取得商会董事的批准，以便跟进工作组的活动。如果是简单的虚拟活动（线上），则可以由秘书长直接批准。
     

义务

31. 工作组的协调员、副协调员不能代表商会和第三方交涉（在任何情况下，如果没有商会董事会的批准，则不得使用商会的标志），在任何情况下均不得捆绑商会。
32. 工作组可以决定创建自己的标志。标志的使用必须取得商会常务董事的授权，而如果商会会长或常务董事提出要求，则应该和商会标志结合使用。商会标志和工作组标志的比例应该约为2:1。
33. 每个工作组都应该和会长或一位常务董事商议和协调好对外公开的活动（包括不限于工作组或成员参与的研讨会和其他活动），与中国（国家和地方级）政府代表的联络以及在媒体上待公布的消息。此类内容要符合商会的计划和目标。特别是在媒体覆盖面较广的访谈或活动期间，建议限制工作组协调员、副协调员的参与。鼓励对活动内容有了解且最合适的工作组成员参与。秘书长定期接收中国的政府联络人名单，从而创建一个实时更新，可以供商会使用的数据库。
34. 凡是违反本《通则》和/或《行为守则》的行为，都需要在发现违规后15个工作日内汇报给会长（如果是工作组）或负责该领域的副会长。仲裁委员会将被告知此类违规行为，必要时，根据情况提出适当的处罚。
     

通知

35. 本《通则》需转发给全体协调员和副协调员，后者必须接受并附上亲笔签名，否则无效；
36. 本《通则》将公布在商会网站的专门版块，并且自公布之日起生效。